毎月お送りしている文具のサブスク
こちらの作業では
お客さまからのお問い合わせの都度の対応の他に
商品のセレクト
商品の発注
梱包・発送作業
商品の発送
など
色々な作業があります。
そんな中、色々な月イチ作業で緊張するうちの一つが
「クリックポスト伝票」の作成
です。
クリックポストは本当に助かる仕組みで、
郵便局のサービスで、
厚さ3センチ、重さ1キロまでの定型郵便で
全国どこでも185円で対応してくれます。
基本的にはポスト投函なのですが、
お届け先のポストが定型に対応していない場合など
配達員の方の現場のご判断により持ち帰り保管などに対応してくださいます。
そして、伝票番号が発行されるので、追跡も可能なので
現在地がどこかを検索することもできます。
クリックポストの申し込み画面はWEBから
お客さまのお届け先情報などを入力し、
個別にカード決済での申し込み
という流れとなります。
なので、1件何かを送るという場合は特に問題ないのですが、
文具のサブスクのように一度に何件も発送しなければならない場合、
結構大変でした。
（「でした」というのは、なぜか後ほどご説明します）
スタートした2021年4月から5月の２ヶ月間は
BASEにより新規の受付をしており、
ここから出力したお客さまのお届け先などを
BASEからCSVファイルという形式のファイルに出力して、
それをクリックポストで取り込むという機能があったのですが、
パソコンがMacで文字コードなどの関係で対応しておらず、
Windowsのパソコンを安い中古でもいいので買えばよかったのですが
その余裕？もなく、そのまま苦労して
一件ずつ郵便番号、ご住所、お名前
をコピー＆ペースト
さらには1件ごとにクレジットカードのセキュリティーコードを入力
という作業を延々と繰り返すというのをやっていました。
これが結構大変で、一番時間のかかる気を遣う作業になっていました。
また、あまりにも少額取引を連続でするものですから、
クレジットカードのセキュリティーエラーになってしまい
毎月作業の途中で中断となり、カード会社から緊急のメールや電話がかかってきて
事情を説明してセキュリティーを解除してもらって作業再開。
というのを繰り返していました。
3ヶ月目くらいからは、
Paypal決済に連動させた申し込みページを立ち上げ、
システムを協力してくださった方に、
ご住所などのお客さまの情報（カード情報は保有しておりません）を
Macでも対応できる形式や、
クリックポストの画面で準備されていた40件ずつ取り込める機能により
データの取り込みは非常にスピードアップしました。
ですが、結局は1件ごとにクレジットカードでの決済画面が開き、
セキュリティーコードの入力が必要という手間は残りました。
それでもかなりスピードアップしまして
月一での一番時間がかかっていた作業が
件数が毎月増えていく中で、作業時間は半分くらいになりました。
それでも4日くらいかかりました。
（疲れて休憩する時間も含めてですが・・・）
それをずっと毎月続けていくなかで、
LINEオープンチャットの文具のサブスク交流サロンで
そんな悩みを打ち明けたところ、
メンバーの方から、
ブラウザのGoogle Chromeの拡張機能で
自動的に処理をしてくれるものがあるというのを教えていただきました。
それによってめちゃくちゃ画期的に作業が短縮されました。
こちらのクレジットカードの決済を一件ずつやっていたのも自動化されて
画面が遷移していくのをエラーが内容にながめているだけになりました。
ですが！！！！
たまにエラーになるんです。
使用しているクレジットカードのセキュリティーが賢明すぎるのか
やはり短時間での繰り返しの取引が
チェックに引っかかることがあります。
作業自体は結構オートでできるようになったものの、
40件ごとにまとめて実行している処理が途中でエラーになってしまったら、
場合によっては最初からやり直しとか、
どこでエラーが起きて、どこまで完了しているとか
目視するのが結構大変。。。
毎月クレジットカードのセキュリティーとの戦い
（いや、ありがたいことなんですよ。。。不正利用を防ぐ仕組みなので）
で、今日もコツコツと伝票作成作業を見守っています。
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